مدیریت بحران

مدیریت بحران چیست؟ هر سازمانی در برابر بحران، آسیب پذیر است. آگاهی و آمادگی برای پیشگیری از بحران، نقش مهمی در به حداقل رساندن اثرات و تلفات آن دارد. مدیریت بحران شامل شناسایی یک وضعیت اضطراری یا بحران، برنامه ریزی واکنش و مقابله و حل هر یک از آنها به منظور از سرگیری عملیات عادی است. همه اختلالات نباید منجر به یک وضعیت بحرانی شوند. در واقع، بیشتر آنها با رویه‌های عملیاتی موجود مدیریت می‌شوند. یک طرح اضطراری قوی و فرآیند ارزیابی ریسک، به مقابله با اکثریت بزرگی از اختلالات، کمک می کند.

هدف در مدیریت شرایط اضطراری و بحران در رابطه با هماهنگ سازی تلاش های مجموعه، با در نظر گرفتن حداکثر ظرفیت های فنی، مالی، انسانی و غیر مالی، همراه با استفاده از برنامه های هدفمند و فعالیت های مختلف که قبل و بعد از بحران طراحی شده است، می باشد. نتیجه در مدیریت بحران بیشترین کارایی و اثر بخشی عملیات باید باشد.

می توان مدیریت بحران را همچون یک فرآیند کاملا نظام یافته معرفی کرد، که در طول این فرآیند تمام تلاش سازمان مبنی بر شناسایی و پیش بینی بحران ها و اقدامات پیشگیرانه برای به حداقل رساندن اثرات بحران است.

تعریف بحران چیست؟

می توان بحران را این چنین نیز تعریف کرد، بحران یک وضعیت در سازمان است که قسمت هایی از سازمان و یا نظم کلی سیستم سازمان را برهم میزند، به عبارت دیگر، بحران یک اتفاق ناگهانی است که به دلیل عملکرد های طبیعی، انسانی و یا رخداد های ناگهانی رخ می می دهد که همین اتفاق سبب خسارات مالی و سختی در سازمان می شود.

مشخصات بحران چیست؟

شناخت مشخصات اصلی بحران می تواند به کنترل شرایط کمک کند، از جمله این خصوصیات شامل:

بحران معمولا یک نقطه چرخش در سلسله ای از رویدادها و عملیات هاست؛
بحران وضعیتی است که در آن لزوم تصمیم گیری و عمل در اندیشه طراحان و سایر عوامل درگیر بالاست!
بحران می تواند تهدید کننده هدف ها و مقاصد عوامل درگیر در سازمان باشد.
نتایج بحران بسیار مهم است، این نتایج می تواند آینده ارتباط طرف های درگیر بحران را تعیین کند.
با بحران شرایط جدیدی به وجود می آید که می توان گفت، بحران مولود تعاطی تعدادی از وقایعی است.
در طی بحران مدیران شکی در خصوص تخمین وضعیت و راهکار های مهار شرایط به وجود می آید.
در طی بحران کنترل شرایط، رخداد ها و تاثیر آن ها کاهش پیدا می کند.
در شرایط بحرام نگرانی و تشویش عوامل سازمان به طور قابل ملاحظه ای افرایش می یابد.
اطلاعات و آگاهی مدیران و تصیمم گیرندگان در وضعیت بجران ناکافی است.
در شرایط بحرانی عوامل زمان علیه عوامل درگیر عمل می کنند.
روابط بین عوامل در طول دوره بحران دگرگون می شود و باعث ایجاد تنش بین عوامل می شود.

برنامه ریزی اضطراری

درجات مدیریت اضطراری و بلایا، همه انواع خطراتی را که در یک جامعه اتفاق می‌افتد مطالعه می‌کنند و بر اجرای روش‌های عملی برای کاهش اثرات موقعیت‌های بحران طبیعی یا انسان‌ساز تمرکز می‌کنند.

برنامه ریزی اضطراری شامل تعیین خط مشی ها و رویه هایی است که سازمان را در صورت نادیده گرفته شدن شرایط اضطراری احتمالی، راهنمایی می کند. این می تواند شامل مستنداتی مانند دستورالعمل ها یا فعالیت هایی مانند تمرین های شبیه سازی شده برای آمادگی بهتر باشد.

ارزیابی ریسک، تهدیدهای بالقوه را شناسایی و توصیف می کند و احتمال و پیامدهای وقوع و قابل قبول بودن خطر را تخمین می زند. موقعیت های مختلف بر اساس احتمال وقوع و پیامدهای بالقوه آنها در گروه های مختلف جمع آوری می شوند.

در حالی که برنامه های اضطراری و مدیریت ریسک، استراتژیک هستند، مدیریت بحران به پاسخگویی، مدیریت و بازیابی از رویدادهای پیش بینی نشده می پردازد. لازم به ذکر است که، آماده سازی از قبل، بسیار حائز اهمیت است، بنابراین آنچه که در این شرایط از حساسیت و اهیمت ممتاز برخوردار می شود، مدیریت شرایط بحرانی و مدیریت استراتژیک در مواقع بحرانی است.

مرکز هماهنگی و فرماندهی متمرکز سوانح EOC

وقوع بلایای طبیعی و حوادث ناگهانی است.اتاق بحران (EOC)ساختمان یا اتاقی است مجهز و مستحکم در حوزه مدیریت بحران که شرایط و امکانات لازم جهت تشکیل ستاد و گردهمایی مدیران، کــــارشـــنـاسان عملیاتی سازمانهای مسئول و مرتبط با موضوع را داشته باشد. اتاق بحران این امکان را فراهم میسازد که سامانه مدیریت حادثه به سرعت فعال شده و از بروز عملیات اشتباه، دوباره کاری، اختلال و تراکم نیروهای حاضر در صحنه و هدر رفتن انرژی و توان عملیاتی تحت یک مدیریت واحد جلوگیری شود.

در حال حـاظر و در حوزه مدیریت سوانح کلان پژوهشـکده سـوانح طبیعـی ایـران تنهـا نهـادی اسـت کـه مسـئولیت طراحـی اتـاق هـای بحـران را در سراسـر ایـران بـر عهـده دارد و مشــغول بــه ایــن فعالیــت اســت، ایــن پژوهشــکده بــرای تمــامی مراکــز اســتان در کشــور، ســه تیــپ ســاختمانی اتــاق بحــران را بــر اســاس وضعیت خطرپذیری و شرایط موجود آن شـهرها طراحـی نمـوده اسـت

استفاده از افراد متخصص در مدیریت بحرانی

یک یا چند متخصص موضوعی می توانند در هر شرایط بحرانی، مفید و پیش بینی کننده باشند. با این افراد می توان به سرعت در مورد تغییرات وضعیت مشورت و به مدیریت بحران کمک کرد.

ارتباطات در مدیریت بحران

ارتباطات بحران یکی از جنبه های مهم مدیریت بحران است. گام های اساسی برای ارتباطات بحران، نیاز به بررسی های قبلی دارد تا آسیب به حداقل برسد. برخی از مراحل قبل از وقوع بحران و چند مرحله دیگر پس از بحران باید انجام شود.

طیف وسیعی از موقعیت ها از بلایای طبیعی یا صنعتی گرفته تا اعمال سیاسی و جنایی تحت پوشش قرار می گیرد. از آنجایی که مدیریت بحران صحیح، پیشگیرانه است، نه واکنشی، شما با داشتن آگاهی کامل می توانید در شرایط خاص بهترین تصمیم گیری را داشته باشید.

مراحل بحران

مرحله قبل از بحران: که این مرحله شامل یش بینی، پیشگیری، آمادگی است.

مرحله در طول بحران:که این مرحله شامل امداد و نجات، عملیات ویژه، مهارسازی است.

مرحله پس از بحران: که این مرحله شامل بازیابی، بازسازی، یادگیری است.

نقش منابع انسانی در مدیریت شرایط اضطراری و بحران

در حالی که رهبران ممکن است در برخورد با شرایط اضطراری و بلایایی که تأثیرات گسترده ای دارند، مشارکت داشته باشند، این رهبران در درجه اول به امنیت سازمان می پردازند و نه به دارایی های یک تجارت یا عملیات جاری آن. بنابراین سازمان ها باید با ایجاد و به روز رسانی برنامه هایی برای پایداری سازمان در هنگام بلایا آماده شوند. مقامات ارشد سازمانی باید برنامه را هدایت کنند، مدیریت منابع انسانی نقش کلیدی در کنترل پرسنل در بحران دارد. برای کسب‌وکارهایی با مکان‌های متعدد، رهبران عملیاتی ممکن است در هر مکان تعیین شوند.

برنامه ریزی منابع انسانی جزء برنامه های استراتژیک مدیریت بلایا است، به میزانی که سازمان، بر برنامه‌ریزی نیروی کار سرمایه‌گذاری کرده است تا تعداد کارگران با مجموعه مهارت‌ها و شایستگی‌های مناسب را پیش‌بینی کند، باید این را نیز در نظر داشته باشد که تغییرات ناشی از شرایط اضطراری چگونه بر این برنامه‌ها تأثیر می‌گذارد. بخشی از فرآیند برنامه ریزی باید تخصیص منابع را مشخص کند، از جمله اطلاعاتی در مورد نحوه استقرار کارکنان در سایر بخش های نیروی کار، در صورتی که گروه های کاری خاصی به دلیل بیماری، مرگ یا محدودیت های سفر، کارکنان کافی را نداشته باشند. در برنامه ریزی نیروی کار، باید نیازهای آموزشی را نیز مشخص کند تا کارکنان به اندازه کافی برای انجام وظایف اضافی در مواقع اضطراری آماده شوند.

از آنجایی که سازمان ها در طول زمان رشد می کنند، باید به طور دوره ای برنامه اضطراری خود را بررسی و به روز کنند تا مطمئن شوند که هنوز عملیاتی است.